Pengertian Administrasi Terbaru – Administrasi adalah sebentuk kegiatan yang berkaitan dengan peraturan dan kebijakan organisasi atau perusahaan. Kegiatan administrasi antara lain notulensi, surat menyurat, pembukuan, dan lain sebagainya.
Dapat dikatakan bahwa administrasi merupakan kegiatan teknis yang berkaitan dengan tata usaha. Pengertian administrasi secara luas juga mencakup proses kerjasasama dari dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan yang sudah ditetapkan.
Pengerjaan administrasi menggunakan sarana dan prasarana tertentu secara khusus. Untuk lebih jelasnya, simak uraian singkat mengenai administrasi berikut ini.
Pengertian Administrasi
Seperti yang sudah diungkapkan, pengertian administrasi secara umum adalah kegiatan usaha yang tujuannya untuk mencapai suatu tujuan. Pengertian administrasi juga disampaikan oleh para ahli berikut ini:
1. George R. Terry
Pengertian administrasi menurut George R. Terry ialah kegiatan merencanakan, mengendalikan, dan mengorganisasi pekerjaan di perkantoran atau organisasi. Administrasi membuat pengarsipan atas semua bentuk aktifitas kantor untuk mendukung tujuan perusahaan atau organisasi.
2. Arthur Grager
Pengertian administrasi berdasarkan Arthur Grager adalah kegiatan yang memiliki fungsi untuk menyelenggarakan tata komunikasi dan layanan untuk suatu organisasi atau perusahaan.
3. Sondang P. Siagian
Pengertian administrasi menurut Sondang P. Siagian adalah segala macam bentuk proses kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih. Tujuan dilakukan administrasi adalah untuk mendukung proses pencapaian perusahaan.
4. Ulbert
Pengertian administrasi menurut Ulbert adalah menyusun data atau informasi secara sistematis yang akan berguna untuk keperluan internal atau pun eksternal perusahaan. Pengarsipan bertujuan untuk menyediakan keterangan yang memudahkan mendapatkan kembali informasi dari kegiatan tata usaha yang telah lalu.
5. Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson
Pengertian administrasi menurut Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson ialah pelaksanaan ilmu manajemen yang berkaitan dengan tata usaha perkantoran. Administrasi dilaksanakan secara sistematis dan efisien untuk mendukung proses kerja tata usaha terkait.
7 Fungsi Administrasi Terlengkap Beserta Pengertiannya
Fungsi administrasi mengacu kepada pengertiannya adalah sebagai berikut:
1. Planning (Perencanaan)
Administrasi memiliki fungsi planning atau perencanaan yang dibutuhkan oleh perusahaan atau organisasi. Planning yang dilakukan administrator antara lain dilakukanya pengumpulan data, pengolahan data, dan penyusunan perencanaan berdasarkan hasil analisis data.
Perencanaan kemudian dijabarkan ke dalam teknik-teknik kerja yang lebih efektif guna mencapai tujuan perusahaan. Bila ditemukan adanya kelemahan, bagian itu segera diperbaiki atau ditutup.
2. Organizing (Penyusunan)
Administrasi merupakan kegiatan yang memiliki fungsi orgaizing atau penyusunan. Kegiatan ini berupa menyusun, membangun, dan melakukan langkah komunikasi kerja dengan setiap anggota di dalam perusahaan.
Komunikasi dilaksanakan secara sistematis sesuai dengan job desk masing-masing guna mencapai kesatuan usaha. Pelaksanaan komunikasi juga disesuaikan dengan job desk masing-masing agar tidak terjadi miss komunikasi.
3. Coordinating (Kordinasi)
Administrasi mengandung fungsi Coordinating yang mana di dalamnya terdapat sejumlah aktifitas untuk menjalankan dengan baik rencana-rencana perusahaan. Fungsi koordinasi yang akutar dapat menghindarkan perusahaan dari bentrok, konflik internal dan eksternal, sampai tidak tercapainya target kerja.
Komunikasi yang baik dalam proses koordinasi akan menghasilkan kerjasama yang maksimal dari semua lini. Hingga kemudian tercapailah tujuan perusahaan atau organisasi dari melakukan aktifitas tertentu.
4. Reporting (Laporan)
Aktifitas administrasi juga mengandung fungsi Reporting. Aktifitas ini merupakan aktifitas penyampaiakan laporan perkembangan hasil dari suatu kegiatan.
Di dalam laporan akan tercantumkan data-data sesuai fakta. Di mana data tersebut kemudian digunakan untuk melihat potensi ke depan dari hasil produksi.
Laporan ini dapat berbentuk fail tertulis, lisan, atau pun audio dan video. Laporan umumnya akan disampaikan hanya kepada petinggi organisasi yang memiliki wewenang untuk membuat kebijakan.
5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)
Menyusul fungsi rerporting, di dalam administrasi juga akan terekam fungsi budgeting. Fungsi ini berkaitan dengan aktifitas perencanaan anggatan untuk melaksanakan kegiatan.
Ketika petinggi mendapatkan laporan, mereka akan melihat budgeting sesuai atau tidak dengan hasil produksi. Mereka kemudian bisa membuat kebijakan seperti memangkas anggatan, menambah, atau tidak mengubah jumlah anggaran yang sudah ada.
Dari hasil laporan itu, perusahaan dapat melihat bahwa budgeting yang ditentukan sebelumnya berfungsi efektif atau tidak. jika tidak, umumnya mereka akan segera membuat langkah krusial untuk menyelamatkan anggaran.
6. Staffing (Penempatan)
Administrasi juga mengandung staffing. Kegiatan staffing merupakan kegiatan penempatan sumber daya manusia dan hal-hal lainnya yang berkaitan langsung dengan kinerja perusahaan.
Perusahaan dapat memutuskan merekrut, menetapkan, dan menempatkan pegawai ke suatu bidang dengan melihat catatan kerja mereka. Mereka juga bisa membuat kebijakan pengembangan kemampuan dengan melihat catatan potensi dan prestasi yang sudah diperlihatkan oleh staff.
7. Directing (Pengarahan atau Bimbingan)
Administrasi mengandung fungsi Directing. Aktifitas ini adalah bentuk interaksi antar staff perusahaan untuk saling memberikan saran, kritik, dan perintah-perintah yang berkaitan dengan tugasnya.
Dengan melihat hasil kerja sebelumnya, satu sama lain mereka bisa saling mengingatkan sesuai dengan kapasitasnya. Mereka bisa mulai menambah target kerja dengan tujuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
8 Unsur-unsur Administrasi Terbaru dan Terlengkap
Merujuk pada pengeritan administrasi dan fungsi di atas, administrasi pastilah memiliki unsur-unsur penting. Berikut merupakan unsur-unsur administrasi berdasarkan paparan The Liang Gie.
1. Tempat Kegiatan
Administrasi pastilah memiliki tempat kegiatan untuk melakukan administrasi. Tempat itu bisa berupa organisasi, instansi pemerintah, atau perusahaan dan lembaga tertentu.
Administrasi dilakukan dalam lingkup bisnis sampai dengan organisasi non-profit di tengah-tengah masyarakat odern. Orang-orang di dalam satu tempat tersebut dikoordinasi oleh seorang pemimpin atau beberapa koordinator.
2. Manajemen
Manajemen merupakan salah satu unsur utama dalam pelaksanaan administrasi. Manajemen menjadi alat penggerak, pengatur, bisa seorang tenaga prosesional untuk melaksanakan administrasi.
Dalam sistem manajemen, kegiatan administrasi akan dilakukan oleh tiga kelompok besar yaitu top management, middle management dan lower management (mandor). Masing-masing menyerahkan hasil administrasi kepada pemimpin mereka.
3. Komunikasi
Unsur administrasi selanjutnya ialah komunikasi yang mengatur dan memberi mandat kepada masing-masing departemen dalam satu perusahaan. Mandat atau komunikasi itu bisa melalui surat tertulis, email, atau verbal secara langsung.
4. Kepegawaian
Unsur administrasi berikutnya ialah kepegawaian. Kepegawaian juga menjadi obyek dari administrasi.
Hasilnya bisa berupa penerimaan, penempatan, pendayagunaan, pemberdayaan, sampai dengan pemberhentian kerja. Catatan kepegawaian menjadi bagian penting dari kinerja suatu tata usaha.
Oleh karenanya kepegawaian menjadi unsur vital dalam sebuah usaha tata usaha karena mempengaruhi hasil atau pencapaian target usaha. Ketika secara berkala tidak ada perkembangan, administrasi bisa menunjukkan ranah pegawai harus mendapatkan tindakan tegas.
5. Keuangan
Unsur keuangan menjadi bagian penting dari administrasi. Sebab keuangan berhubungan dengan proses produksi di sebuah tata usaha perusahaan.
Administrasi dalam kaitannya dengan keuangan juga berkaitan dengan biaya kontrak kerjasama, mulai dari perolehan dana atau kegiatan sponsorsips. Hal itu juga berkaitan dengan tanggung jawab penting kepada beberapa lembaga keuangan yang terlibat, bisa bank atau investor.
6. Perbekalan
Unsur perbekalan berhubungan langsung dengan stok barang, penyimpanan, distribusi, atau pun penyingkiran. Administrasi harus mencatat semua itu dengan jelas.
7. Tata Usaha
Sudah jelas bahwa administrasi meliputi usaha pencatatan, penyampaian, pengiriman, dan perencanaan rancangan kegiatan sebuah perusahaan.
8. Public Relation
Administrasi memiliki pengaruh terhadap eksternal perusahaan. Kegiatan ini memiliki hubungan penting dengan masyarakat terutama konsumen hasil produksi perusahaan. Administrasi yang berhubungan dengan ini umumnya berbentuk hasil analisis minat konsumen, peningkatan penjualan, dan lain sebagainya.
Demikian pemaparan tentang administrasi, semoga dapat meningkatkan wawasan anda terkait administrasi.
English